立正大学コラム－大学職員になるには？仕事内容やキャリアについて解説

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大学という場所を想像したとき、真っ先に思い浮かぶのは講義や研究を行う「教授」かもしれません。
しかし、学生の皆さんが安心して学びに集中できる環境を整え、さらには大学という大きな組織の経営方針にまで深く関わり、その基盤を支えているのが「大学職員」です。
この記事では、大学職員という仕事に興味がある皆さんに向け、具体的な仕事内容から国公立大学と私立大学での業務の違い、採用されるまでの道のりやキャリアパスまで、詳しく解説します。

大学職員の仕事内容

ここでは、大学職員の仕事内容を大きく5つに分けて、詳しく解説します。

教務(学務)
教務(学務)は、大学のもっとも重要な役割である「教育」と学生の「学習」を管理し、サポートする部門です。
主な業務は、全学部のカリキュラムの編成や時間割の作成、成績や卒業要件の管理などです。
高校までとは異なり、大学では学生自身が受講する科目を自由に選ぶ「履修登録」という制度があります。教務の職員は、学生が卒業に必要な単位を間違いなく修得できるよう、履修のルールを整備したり、窓口で学生からの相談に応じたりします。
また、教授がスムーズに授業や試験を行えるよう、教室の手配やシラバスの管理を行うのも教務の仕事です。
運営・企画
運営・企画は、大学という組織を動かしながら、経営戦略の舵取りを行う部門です。
一般企業で例えると、総務や人事、財務、経営企画などの役割に当たります。具体的には、大学全体の予算管理や資金調達、教職員の採用・労務管理、キャンパス内の施設整備やITインフラの維持などを行います。
大学内にとどまらず、社会の動向や国の教育政策を分析し、「これからの時代に求められる学問は何か？」を見据えて新しい学部・学科の設置を企画したり、海外の大学との提携を進めたりするのも運営・企画部門です。
学生支援
学生支援は、授業以外の側面から学生のキャンパスライフを総合的に支え、安全で充実した環境を整える部門です。
具体的には、奨学金の申請手続き、学生寮や食堂の運営、部活動やサークルといった課外活動の支援などを行います。さらに、学生の心身の健康を守るためのカウンセリング窓口の運営や、ハラスメント対策、留学生に対するビザの取得や日本での生活支援も重要な業務です。
大学生になると、高校時代と比べて自由度が大きく上がる一方で、生活面や経済面で高度な自己管理が求められます。そうした中で生じる経済的な困窮や人間関係の悩みなど、さまざまなトラブルに寄り添い、すべての学生が安心して学業に専念できるようサポートするのが学生支援の役割です。
広報・入試
広報・入試は、大学と外部の社会を結びつけたり、未来の学生に大学の魅力を伝えたりするための部門です。
広報では、大学案内パンフレットの制作、公式ウェブサイトやSNSの運用、オープンキャンパスの企画・運営などを行います。大学で行われている最先端の研究や、独自の教育プログラムを分かりやすく社会に発信する業務も重要です。
一方の入試は、入学試験の企画から試験問題の管理、当日の試験監督の配置、正確な合否判定の運営までを統括します。近年は紙の試験だけでなく「総合型選抜」など、入試形式も多様化しています。
入試は受験生の人生を左右する重要なイベントなので、一切のミスや情報漏えいが許されない、非常に責任ある仕事です。
就職支援
就職支援は、学生の卒業後のキャリア形成を後押しする部門です。
大学内では、「キャリアセンター」や「就職課」と呼ばれることが多いです。職員が学生との個別面談を通じて、自己分析のサポートや履歴書・エントリーシートの添削、模擬面接の実施などを行います。
また、企業をキャンパスに招いての合同企業説明会や、インターンシップの企画・運営も行います。
職員の役割は、単に就職先を見つけることではありません。学生一人ひとりが自分の適性や価値観と深く向き合い、納得のいく進路を選択できるよう導くことです。学生の人生を左右するため、非常に重要な役割を担います。

大学職員の年収・待遇

まず、大学職員の年収の傾向は、国立大学と私立大学で大きく分かれます。
文部科学省が毎年度公表している「独立行政法人、国立大学法人等及び特殊法人の役員の報酬等及び職員の給与の水準」を見ると、国立大学法人の事務職員の平均年収はおおむね600万円前後です。入職後は年齢や経験を重ねるごとに着実に給与が伸びていく、地方公務員に近い給与体系が特徴となっています。
一方で、私立大学の場合は各学校法人の経営状況により異なります。しかし、経営基盤の安定した主要な私立大学では、賞与や各種手当が非常に手厚く設定されており、国立大学や一般的な大手民間企業を上回る給与水準となるケースも珍しくありません。
また、待遇や福利厚生の面については、国公立大学と私立大学ともに恵まれている傾向にあります。
住宅手当や家族手当といった基本的な制度が充実していることに加え、休日は基本的に土日祝日カレンダーどおりです。夏期や年末年始には、大学特有の長期休暇が設定されている職場も多く見られます。
さらに、産休や育休といった子育て支援制度を利用する職員も多く、ワークライフバランスを保ちながら長く働き続けやすい環境が整えられているといえるでしょう。

出典：独立行政法人、国立大学法人等及び特殊法人の役員の報酬等及び職員の給与の水準(令和6年度) 国立大学法人文部科学省ホームページ

国公立大学と私立大学の違い

大学職員として働く上では、勤務先が「国公立大学」か「私立大学」かによって、仕事内容や待遇の仕組みは異なります。
学生を支援し、教育や研究を支えるという目的はどちらも同じですが、設立目的や主な資金源が異なるため、経営方針や制度に違いが現れるのです。

仕事内容の違い
国立大学法人や公立大学法人といった国公立大学は、国や地方自治体からの運営費交付金（税金がもとになる資金）を主な経営基盤としており、国の政策方針に連動した公共性の高い教育・研究機関としての役割を担っています。
そのため職員の業務には、法令や規則に基づく正確かつ公平な事務処理能力が必要です。また、文部科学省や地域の自治体など、公的機関と密接に連携した業務が多く発生するのも特徴です。
一方で、学校法人という名がつく私立大学は、学生の学費や寄付金、独自の資金調達によって、独立した経営を行っています。少子化によって学生の数そのものが少なくなる中、それぞれの大学のルーツである「建学の精神」や「設立の理念」を打ち出し、他大学との差別化を図らなければなりません。
そのため私立大学の職員には、いかに自校の魅力を高めて受験生を集めるかという、民間企業に近いマーケティング視点や経営感覚が求められる傾向があります。
給与や福利厚生の違い
給与や福利厚生についても、明確な違いがあります。
国立大学の職員は、かつては国家公務員でしたが、2004年の法人化（大学を独立した法人組織にすること）以降は非公務員という扱いになっています。しかし、現在でも給与体系や休暇制度などは国家公務員に準じた仕組みを採用している大学がほとんどです。
これに対し、私立大学の給与や福利厚生は、運営する各学校法人が独自に定めています。そのため、大学の規模や経営状況によって、待遇に大きな差があるのが特徴です。
一般的に、経営基盤が強固な大規模な私立大学では、各種手当や福利厚生が非常に手厚く、国公立大学を上回る給与水準が設定されているケースも少なくありません。

大学職員になるには?

ここまで、大学職員の仕事内容や国公立大学と私立大学の違いを見てきました。しかし、実際に大学職員になるためには、どのような手順や条件が必要なのでしょうか？
ここでは、具体的な採用の仕組みや応募条件、そして大学職員に求められる能力について解説します。

各大学が行っている採用試験に合格する
大学職員になるには、各大学や法人が実施している採用試験を受験し、合格することが基本的なルートです。採用の仕組みは、国公立大学と私立大学で大きく異なります。
私立大学の場合は、一般の民間企業の就職活動とほぼ同じ流れで行われます。各学校法人が独自に出している求人に応募し、書類選考（エントリーシート）や筆記試験、適性検査、面接を受け、採用が決定するという流れです。
一方で、国公立大学の場合は、「国立大学法人等職員採用試験」という共通の試験を受験するのが一般的です。全国を複数の地域に分けた統一の一次試験（教養試験などの筆記）を受け、それに合格した人が、各国立大学で行われる二次試験（面接など）へと進み、最終的に採用される、という仕組みになっています。
原則として大卒以上・必須資格はなし
大学職員になるために、絶対に持っていなければならない国家資格や免許は、原則としてありません。
ただし、学歴の条件として「4年制大学を卒業していること、あるいは卒業見込みであること」を応募資格としている大学がほとんどです。国公立・私立を問わず、まずは学士（大学卒業の学位）を取得することが第一歩となります。
そして、必須の資格こそないものの、業務を遂行する上であると有利になるスキルは存在します。例えば、留学生の受け入れや海外の大学との提携が加速する昨今では、TOEICなど一定水準の英語力が選考で評価されやすいです。
また、財務部門では簿記の知識が役立ちますし、広報部門ではIT・デジタル関連のスキルが生きるでしょう。
大学職員に求められる能力
大学職員にもっとも求められるのは、多様な人々と円滑に関わるコミュニケーション能力と、「協働（共に協力して働くこと）」の姿勢です。
大学には、価値観の異なる学生や、高度な専門知識を持つ教授、さらには文部科学省や地域社会など、さまざまな立場の人々が関わっています。大学職員はこうした人々の間に立ち、意見を調整しながらプロジェクトを進めていかなければなりません。
また、少子化やグローバル化など、大学を取り巻く環境は大きく変化しています。そのため、単に決められた事務作業をこなすだけでなく、「どうすればよりよい教育環境をつくれるか？」「学生のために何ができるか？」を自ら考えて行動する「課題解決能力」も欠かせません。
教育という公共性の高い事業に対し、熱意と責任感を持って取り組める人材が求められています。

大学職員のキャリア

大学職員として採用された後は、どのようなキャリアを歩むことができるのでしょうか。
ここでは、大学職員のキャリアステップと、それぞれの段階で求められる役割について解説します。

総合職と専門職の違い
大学職員のキャリアパスには、大きく分けて「総合職」と「専門職」の2つのコースが存在します。
総合職は、数年おきにさまざまな部署を異動するジョブローテーションを通じて、大学運営全般の幅広い知識と経験を積んでいく働き方です。
教務や運営・企画、学生支援など、性質の異なる複数の部署を経験することで大学全体を俯瞰する視点を養い、将来的に大学経営を担う幹部候補となることが期待されています。
一方の専門職は、施設・設備の管理保守、学内ネットワークや情報システムの構築、図書・学術情報の管理、研究室での実験機器の操作サポートなど、特定の分野に特化した業務を行います。
一つの分野で高度な専門知識と技術を深め、その分野のスペシャリストとして大学に貢献する働き方であり、異動の範囲も自身の専門領域内にとどまるのが特徴です。
主任クラスまで
採用されてから最初の数年間は、実務の基礎を学ぶ期間です。配属された部署で先輩職員の指導を受けながら、窓口対応や法令に基づいた正確な事務手続きなどを習得し、入職後5年から10年程度で「主任」クラスへと昇進するのが一般的な流れです。
新入職員のうちは、決められた定型業務を正確にこなすことが求められますが、この間に数回のジョブローテーションを経験し、異なる部署の役割を理解していきます。
主任に昇格すると、自身の担当業務において一定の裁量を持ち、自己完結できる高い実行力が求められるようになります。
また、後輩の指導や、部署内の小規模な業務改善プロジェクトを任されることも増え、大学職員として自立することが期待されるでしょう。
係長クラスまで
入職後10年から15年程度経つと、「係長」と呼ばれる役職へステップアップしていきます。
係長クラスの最大の特徴は、自分自身の業務を遂行するだけでなく、チームのマネジメントという新たな役割が加わることです。数名の部下や後輩を持ち、彼らの業務の進捗状況を把握し、困っているときにはサポートを行いながら、チーム全体で目標を達成する責任を負います。
また、複数の部署にまたがる複雑な課題の調整役を担ったり、より効率的な業務フローを提案したりと、現場の最前線におけるリーダーとしての広い視野が必要とされます。
国公立大学の場合、この段階で文部科学省など外部の行政機関へ出向し、国の教育政策の動向を直接学ぶ機会が与えられることも少なくありません。
課長クラスまで
入職後20年ほど経つと、「課長」クラスへと昇進し、部署全体の経営的なマネジメントを担うようになります。
課長クラスは、「教務課」や「学生支援課」といった一つの課の責任者として、数十名の職員を統括します。現場の直接的な実務からは離れ、大学の中長期的な経営目標を果たすために、具体的な方針や計画を打ち出すことが主な仕事です。
限られた予算の適切な配分や、職員の人材育成と配置、学内で生じる複雑なトラブルへの最終的な対応など、高度な意思決定能力が求められます。
また、学部長などの教員側のトップと直接協議を行うこともあり、教育や研究の現場と事務運営のバランスをとりながら大学組織を引っ張っていく、大学の中核といえる存在です。

まとめ

ここまで、大学職員のさまざまな役割やキャリアパスについて解説してきました。
大学職員は、日々の窓口対応や施設の管理といった身近なサポートから、大学の未来を見据えた経営企画まで、キャンパスを動かすあらゆる場面に関わっています。
大学職員になるのに必要な国家資格などはありません。複雑な組織の中で周囲と協力し合う力や、教育現場の課題に柔軟に対応する姿勢が求められるでしょう。

大学職員になるには、4年制大学の卒業が前提となるケースがほとんどです。
もし進学先の大学に悩んでいたら、ぜひ立正大学への進学もご検討ください。オープンキャンパスも随時開催しています。